Politique relative aux enregistrements de consultations médicales réalisées aux fins d’enseignement dans une CUMF

Dans le cadre de la mission pédagogique d’une CUMF, les enseignants ont l’obligation, pour assurer la supervision et construire l’évaluation formative et sommative de leurs étudiants, d’observer leur travail clinique en utilisant des moyens techniques comme l’enregistrement d’entrevues médicales. En contrepartie, la CUMF a l’obligation de respecter dans la gestion des enregistrements ainsi réalisés les règles de confidentialité les plus strictes.

L’objectif général de la politique est d’assurer la protection des renseignements personnels concernant les usagers.

Plus précisément, elle vise à :

• Assurer la confidentialité des enregistrements réalisés avec les patients de la CUMF.
• Rappeler aux superviseurs l’importance de veiller au respect de la confidentialité des enregistrements réalisés avec les patients de CUMF par les stagiaires ou les résidents en médecine.
• Établir les modalités de conservation et de destruction des enregistrements audio et vidéo.
• S’assurer que les patients recevant les services des stagiaires ou des résidents d’une CUMF sont informés des modalités liées à l’enregistrement d’entrevues et des limites d’utilisation de celles-ci ainsi que des dispositions à prendre à l’échéance de l’utilisation.

Dans le cadre de la présente politique :

• Enregistrement : fait référence à tout matériel sonore ou audiovisuel pouvant être conservé sur différents supports : cassettes audio, cassettes VHS, CD, DVD, support informatique, etc.
• Enregistrement temporaire : fait référence à tout matériel sonore ou audiovisuel enregistré sur une bande qui s’auto-efface automatiquement dans un délai de 24 heures ou moins.
• Enregistrement permanent : fait référence à tout matériel sonore ou audiovisuel enregistré sur différents supports (cassettes audio, cassettes VHS, CD, DVD, support informatique, etc.) en vue d’être conservé pour utilisation ultérieure.
• Système fermé : fait référence à un enregistrement réalisé sur un serveur ne faisant pas partie d’un réseau informatique.
• Système ouvert : fait référence à un enregistrement réalisé sur un serveur faisant partie d’un réseau informatique.

1. Information des patients

Information générale

• Les CUMF doivent informer leurs patients, par le biais d’une affiche apposée dans la salle d’attente, que toute consultation médicale, pour des raisons pédagogiques, est susceptible d’être regardée et écoutée par un superviseur, qu’elle peut être enregistrée de façon temporaire sur une bande s’auto effaçant automatiquement, ou de façon permanente et qu’un consentement explicite écrit est nécessaire pour tout enregistrement permanent.

Information personnalisée

• Lors de la première visite d’un patient à la CUMF, lorsque l’entrevue sera observée, le résident ou le stagiaire qui le reçoit doit lui expliquer personnellement les modalités d’observation, d’enregistrement et de conservation des consultations aux fins d’enseignement. Le résident ou le stagiaire et son superviseur sont responsables de s’assurer, en toutes circonstances, que les patients comprennent bien la teneur de cette information.
• Un résident ou stagiaire qui reçoit en consultation pour la première fois un patient ayant déjà consulté à la CUMF est tenu de vérifier que le patient ait déjà été informé des modalités d’observation, d’enregistrement et de conservation des consultations.

2. Consentement des patients

Consentement

• Pour que sa consultation médicale soit observée ou enregistrée, le patient doit y consentir.
• Lors d’une observation sans enregistrement ou dans le cas d’enregistrement temporaire, le consentement verbal explicite du patient est suffisant. Le consentement est réputé être implicitement accordé lorsqu’un patient, ayant déjà consulté à la CUMF et ayant déjà consenti à ce que sa consultation soit observée ou enregistrée de façon temporaire, consulte de nouveau un résident ou un stagiaire.
• Chaque enregistrement permanent, sonore ou audiovisuel, exige le consentement explicite verbal et écrit du patient.
• La CUMF doit produire un formulaire de « consentement à l’enregistrement de la consultation » qui doit être signé par le patient, le résident ou le stagiaire et le superviseur lors d’un enregistrement permanent d’une consultation. Le formulaire doit comporter un article qui laisse au patient, à sa demande, la possibilité d’inscrire d’autres limites à son consentement. Une copie signée du formulaire doit être conservée dans le dossier médical du patient.
• Un patient qui consent à ce que sa consultation soit enregistrée doit être informé qu’il peut résilier cette entente à n’importe quel moment du processus, verbalement ou par écrit.

3. Conservation et destruction des enregistrements

Conservation

• Les enregistrements transférés sur support amovible (cassettes audio ou vidéo, les CD-ROM ou les DVD) doivent être conservés de façon sécuritaire, idéalement sous clé dans un local à accès limité : local de supervision, local des résidents ou archives de la CUMF par exemple.
• Afin de protéger les renseignements personnels concernant les patients, les enregistrements temporaires devraient idéalement se faire sur système fermé, le serveur étant sous clé, et les CUMF ne devraient pas permettre que les enregistrements permanents puissent être transportés hors de l’établissement. Lorsqu’ils sont transportés d’un édifice à un autre d’un même établissement, les enregistrements doivent être cryptés.

Destruction

• Tous les enregistrements d’un résident ou d’un stagiaire doivent être détruits aussitôt que leur utilisation aux fins d’apprentissage n’est plus requise ou, au plus tard, lorsque le résident termine sa résidence ou que le résident ou le stagiaire quittent définitivement la CUMF.
• Les superviseurs sont responsables de détruire tous les enregistrements, sur supports amovibles ou informatisés, réalisés dans leur CUMF.

4. Utilisation des enregistrements

• Les enregistrements des consultations ne doivent pas être utilisés à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été réalisés, à savoir, dans le cadre de l’enseignement, l’observation des compétences à développer d’un résident ou d’un stagiaire.
• Si le matériel enregistré est transcrit, l’information contenue dans la transcription doit être anonyme.
• Aucun enregistrement de consultation médicale ne peut être transmis à des tiers.
• Exceptionnellement, avec l’accord écrit du résident ou du stagiaire et celui du patient, un enregistrement peut être utilisé aux fins de formation pédagogique, auquel cas, le document peut être conservé aussi longtemps que les besoins de cette formation l’exigent.

5. Accès aux enregistrements

• L’accès aux enregistrements doit être strictement restreint aux seules personnes concernées par l’enregistrement : le résident ou le stagiaire qui a effectué la consultation et les enseignants qui travailleront avec l’étudiant à partir de cette consultation.

6. Responsable local

• Chaque CUMF doit désigner un responsable local de l’application et du respect de la présente politique. Toute demande visant à contrevenir aux présentes directives pour des fins d’enseignement doit lui être adressée.